No te vuelvas a ir de vacaciones sin avisar a tus clientes!

Hace tiempo hablamos de lo importante que resultaba que nuestros clientes se pudieran comunicar con nosotros si les surgía algún problema urgente mientras estamos de vacaciones. No se trata de comunicar cliente por cliente cuando vamos o dejamos de tener vacaciones, si no que si intentan localizarnos por teléfono o correo electrónico, sepan al menos cuando los podremos atender. Ya vimos como configurar Gmail para que se enviara una respuesta automática cuando se recibiera un mail (si te perdiste el artículo, puedes leerlo aquí). Ahora vamos a ver como hacer lo propio con Outlook365.

Lo primero que deberemos hacer es acceder a Outlook365 desde el navegador https://login.microsoftonline.com/  Una vez en la página de login introduciremos nuestra dirección de correo electrónico y contraseña.

Una vez en la bandeja de entrada del correo, desplegaremos el botón con las opciones de configuración. Para ello haremos clic sobre el botón que tiene forma de tuerca que se encuentra en la parte superior derecha al lado de nuestro nombre de usuario.

Se abrirá una nueva ventana en la que se nos pedirá el perido en el que queremos que se envíe la respuesta automática a cada mail que entre en nuestro buzón así como el mensaje que contendrá el mismo. Siempre que sea posible deberemos ofrecer alguna alternativa para que nuestros clientes no tengan que esperar hasta nuestro regreso y se les pueda atender mientras no estamos en la oficina. Cabe destacar que se nos ofrece la opción de redactar dos tipos de mensaje, dependiendo si la dirección de correo del mail entrante es de nuestra organización (un compañero de trabajo, por ejemplo) o si es personal externo (normalmente clientes o potenciales clientes).

Una vez redactado el mensaje de respuesta automática, activaremos la opción de «Enviar mensajes de respuesta automática a los remitentes externos a mi organización» para enviar respuestas automáticas a remitentes externos además de los internos. La respuesta que escribiremos en el campo facilitado para los remitentes externos solo se envía a los remitentes de fuera de la organización y puede ser la misma que la respuesta automática que reciba el personal interno de nuestra organización.

Una vez redactada las repuestas que recibirá la gente que se quiera poner en contacto con nosotros, haremos clic sobre el botón guardar y durante el periodo establecido estaremos tranquilos sabiendo que los clientes estarán atendidos.