La función BUSCARV en Excel

~ BUSCARV ~

Una de las funciones más útiles de Excel es la función “BUSCARV”. Esta función busca un valor específico en la primera columna de una matriz de un rango (una tabla) y devuelve, en la misma fila, un valor de la enésima columna de dicha matriz de tabla. Si trabajamos con una versión anterior a la versión de Excel 2007 con SP1, en vez del comando BUSCARV se usaba el de CONSULTAV cuyo funcionamiento y sintaxis, es común.

La V de BUSCARV significa vertical. Utilizaremos BUSCARV en lugar de BUSCARH si los valores de comparación se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar.

La sintaxis de esta función es la siguiente:

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

• Valor_buscado     Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla. “Valor_buscado” puede ser un valor o una referencia.
• Matriz_buscar_en   Seleccionaremos dos o más columnas de datos. Los valores de la primera columna de “matriz_buscar_en” son los valores que busca “valor_buscado” mientras que el resto de columnas serán las columnas correspondientes a los valores que queremos que nos devuelva Excel. Estos valores pueden ser texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y minúsculas del texto son equivalentes.
• Indicador_columnas   Número de columna desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento “indicador_columnas” es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento “matriz_buscar_en”; si el argumento es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de “matriz_buscar_en” y así sucesivamente. Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE! Mientras que si es superior al número de columnas de “matriz_buscar_en”, BUSCARV devuelve el valor de error #REF!
• Ordenado   Valor lógico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más próximo inferior a “valor_buscado”. En este caso los valores de la primera columna de “matriz_buscar_en” deben estar clasificados según un criterio de ordenación ascendente; en caso contrario, es posible que BUSCARV no devuelva el valor correcto. Por el contrario si es FALSO, BUSCARV sólo buscará una coincidencia exacta. En este caso, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de “matriz_buscar_en”. Si hay dos o más valores en la primera columna de “matriz_buscar_en”, se utilizará el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error #N/A.

~ Búsquedas exactas ~

Supongamos la siguiente lista de clientes con su teléfono y domicilio:

Queremos que al poner el nombre del cliente en la celda F2, aparezca el teléfono en la celda F4. Para ello vamos a hacer uso de la función BUSCARV (o CONSULTAV):

=BUSCARV(F2;A1:C12;3;FALSO)

La función busca en la primera columna de la matriz A1:C12 el valor que hemos introducido en la celda F2 (Silvia) y nos devuelve el valor que se encuentra 3 columnas a su derecha dentro de la celda correspondiente en la matriz. Excel encuentra el valor “Silvia” en la celda A4 por tanto nos devuelve el valor que se encuentra en la tercera columna a su derecha (C4).

Además no nos da igual que nos proporcione el teléfono de Silvio que de Silvia por ejemplo, por tanto añadimos en la sintaxis de la función que nos busque el valor exacto, esto es, escribiendo FALSO en el campo ordenado.

~ Búsquedas no exactas ~

Veamos que tenemos que hacer cuando la búsqueda que realizamos no es exacta. Por ejemplo, queremos que según la venta que realiza cada comercial (celda E2) aparezca en la celda E4 la comisión que le corresponde:

Al especificar que los valores se encuentran ordenados (por ello hemos escrito VERDADERO dentro de la sintaxis de la fórmula), Excel va buscando verticalmente el valor que deseamos (83.500) en la primera columna de la matriz A1:B8, de tal manera que si el número que encuentra es inferior al que buscamos sigue buscando en la celda inferior. Como el valor de la celda A7 es superior a 83.500, Excel considerará el valor de A6 como el más próximo al deseado y nos devolverá el valor correspondiente de la segunda columna del rango.

Un error frecuente cuando no se realizan búsquedas exactas es que la columna de búsqueda (que siempre tiene que ser la primera), debe estar ordenada en orden creciente. Si esto no es así se pueden producir errores como por ejemplo el de la siguiente imagen:

Como los valores en la columna A no se encuentran ordenados, Excel nos devuelve el valor equivocado, ya que esta vez al comercial le correspondería una comisión del 8%.

¿Qué pasará si ordenamos estos valores? Hagamos clic con el botón derecho del ratón en cualquier celda de la columna A dentro de la tabla y seleccionemos el comando de ordenar de menor a mayor.

Al haber ordenado los valores, nos devolverá el porcentaje de comisión correspondiente al nivel de ventas más cercano por defecto: