La factura electrónica

Está más que comprobado que el uso de facturas en formato digital nos ahorra importantes costes de almacenamiento, ya que las antiguas facturas en papel quedan convertidas en archivos digitales pudiéndolas almacenar en discos duros, pendrives o incluso en la nube en vez de tener que destinar un espacio físico en nuestras dependencias para colocar innumerables estanterías con archivadores repletos de papel en los que si no hemos destinado el suficiente tiempo en su correcta ordenación nos supondrá todo un quebradero de cabeza si en algún momento tenemos que hacer uso para recuperar cierto documento o factura olvidada.

Tampoco nos debemos olvidar de los costes en papel y tóner aparejados a la impresión de las facturas emitidas así como los gastos necesarios para su posterior envío a nuestros clientes, que en ocasiones no son solo medibles monetariamente, sino que suponen un lapsos de tiempo importante que acaban conllevando a aplazamientos en los periodos de cobro.

Una de las grandes novedades del Reglamento de Facturación de 2012, aparte de la introducción de la factura simplificada, fue la inclusión de un concepto de factura electrónica basado en que la expedición y recepción debían efectuarse en este formato digital. Según se desprendía de este reglamento, tres son las condiciones exigidas:

• La obligatoriedad de que la factura electrónica contenga la misma información y elementos que cualquier factura valida en papel.
• La expedición debe efectuarse en cualquier formato electrónico.
• Se exige que la recepción por el destinatario se efectúe también en dicho formato electrónico.

Recordemos que según nuestra normativa, la factura electrónica , además del consentimiento de su destinatario, debe cumplir los demás requisitos de cualquier factura en cuanto a la información que ésta debe incluir. El medio de expedición de la factura , sea electrónica o ya sea el tradicional en papel, debe garantizar los requisitos de legibilidad, autenticidad del origen de la factura e integridad del contenido de la misma desde su expedición y durante todo el periodo de conservación.

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica se pueden garantizar mediante los mismos procedimientos que para una factura en papel, es decir, mediante controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta (esto es que la factura este originada por una contraprestación ya sea de bienes o de servicios).

No obstante, para el caso particular de la factura electrónica la legislación permite tres procedimientos específicos alternativos que garantizan igualmente la autenticidad del origen y la integridad del contenido. Estos son:

• Mediante firma electrónica.
• Mediante intercambio electrónico de datos (EDI).
• Mediante otros mediosque los interesados hayan comunicado a la AEAT con caracter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

Como se señala en las Notas explicativas de la directiva, las dos primeras opciones no son sino ejemplos de tecnologías de facturación que permiten garantizar las condiciones de autenticidad e integridad, y a la vez son los sistemas más utilizados y conocidos por el conjunto de empresarios y profesionales.

No obstante, cabe incidir que aunque no es necesario firmar electrónicamente las facturas, la firma electrónica garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica con lo que si añadimos su facilidad de uso y aplicación, se convierte en una opción a tener muy en cuenta que nos puede evitar complicaciones y posibles problemas.

Para conseguir un Certificado Digital Reconocido de firma, es necesario contactar con una de las Autoridades de Certificación publicadas en el listado del Ministerio de Industria, Energía y Turismo, presentar nuestra solicitud siguiendo los pasos que nos indican en la web. El procedimiento de solicitud lo podemos llevar a cabo por internet pero uno de los pasos finales para que nos faciliten el certificado de firma digital nos obligará a tener que desplazarnos físicamente a la localización que nos indiquen (por ejemplo a una delegación de la AEAT), para que la Autoridad de Certificación pueda comprobar que la identidad de la solicitud es real y correcta. No obstante, este paso se puede evitar si hacemos uso del DNIe en el momento de la solicitud. En cualquier caso, a partir del momento en que tengamos el certificado de firma digital, podremos firmar nuestras facturas sin problemas hasta que tengamos que renovar dicho certificado de firma, que en la mayoría de los casos es de dos años.