Supongamos que tenemos una tabla con varias columnas adyacentes de datos. En las primeras columnas tenemos una lista de los datos identificativos de nuestro equipo comercial (nombre, apellidos, código interno, etc.) junto con la provincia donde actúan.
De este listado se nos puede plantear saber cuántos comerciales operan en cada provincia lo cual lo podemos resolver utilizando las funciones de subtotal de Excel. Para utilizar esta función es suficiente con que sigamos estos sencillos pasos:
Primero deberemos asegurémonos de que existan cabeceras en cada una de las columnas, en nuestro caso «Nombre del comercial», «Apellido1», «Apellido2», «Sexo» y «Provincia». Este factor es importante pues para la subtotalización se requiere la presencia de encabezados de columna, tal como también se requiere para elaborar tablas dinámicas como ya vimos en el Curso de Excel para Contables y Controllers.
En segundo lugar, ordenaremos las columnas según los valores de la columna que contiene los datos sobre la provincia (es decir, en nuestro ejemplo, las columna F). Esto lo podremos realizar haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier dato de la columna F y seleccionar la opción de «Ordenar» o bien dirigiéndonos a la ficha «Datos» de la cinta y pulsando el botón «Ordenar».
El siguiente paso es seleccionar la herramienta «Subtotal» que se encuentra en la ficha «Datos» en el subgrupo de botones «Esquema». Una vez pulsado el botón «Subtotal», Excel mostrará una ventana de diálogo como la siguiente:
En esta ventana deberemos cambiar en el primer campo «Para cada cambio en» y seleccionar la columna que contenga los datos de la provincia en la lista desplegable. La lista desplegable «Usar función» deberá estar configurada en «Contar». Utilizando la lista de la casilla «Añadir subtotal a», seleccionaremos las columnas a las que se deben añadir subtotales. Una vez pulsemos sobre el botón Aceptar, Excel tardará un tiempo en procesar los datos dependiendo del número de registros de la tabla.
Espero que os haya resultado útil.
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