Consolidar tablas en Excel

Supongamos que tenemos las siguientes tablas con los resultados de tres meses de un ejercicio. La particularidad de estas tablas es que no tienen la misma estructura de epígrafes: así en el mes de enero aparecen gastos de personal, en los dos meses siguientes no se incurre en este tipo de gastos y no aparece dicho epígrafe en las tablas de febrero y marzo, o bien en el mes de febrero la sociedad ha incurrido en gastos financieros, cosa que no ocurre en los otros dos meses.

Nuestro objetivo va a ser unir estas tres tablas de manera que aparezcan de forma correlativa la cuenta de resultados de los tres meses, esto lo vamos a hacer con la herramienta “Consolidar”. La herramienta consolidar resume los datos de intervalos distintos y consolida los resultados en un solo intervalo de resultados. Haremos clic en una celda vacía donde queramos que nos presenta la tabla agregada. Nos dirigiremos a la ficha de “Datos” y dentro de la categoría de “Herramienta de datos” haremos clic sobre el botón de “Consolidar”.

Se abrirá la ventana de opciones de consolidación con las opciones para agregar las referencias a consolidar. Dentro del campo “Función” dejaremos la opción de “Suma”. A continuación haremos clic sobre el botón de seleccionar referencia que se encuentra al lado de “Examinar”.

Seleccionaremos el rango de la primera tabla incluyendo el rótulo de fila y de columna, una vez seleccionado haremos clic sobre el botón de “Agregar” dentro de la ventana de opciones de Consolidación. A continuación haremos el mismo procedimiento para las tablas de febrero y marzo.

Una vez agregadas las tres tablas dejaremos marcadas las opciones de “Usar rótulos en” fila superior como en columna izquierda. Si hubiéramos marcado solo la opción de usar rótulos en fila superior, Excel nos devolvería una tabla con la suma de todas las cantidades que aparecen en cada uno de los meses independientemente del epígrafe que se trate. Si lo que hubiéramos dejado marcado fuera únicamente usar rótulos en columna izquierda, Excel nos sumaria por epígrafes sin respetar ni separar por meses. Como lo que queremos es que tenga en cuenta tanto los epígrafes de la cuenta de resultados como el mes en que se producen dejaremos activadas las dos opciones.

Finalmente haremos clic sobre el botón Aceptar y Excel nos habrá generado una tabla unificada con todos los epígrafes, dejando la celda vacía si dicho epígrafe no aparecía en la tabla del mes original. La nueva tabla se habrá creador y lo único que restará por hacer es darle el formato de colores y tamaño adecuado.