Celdas en blanco y Excel

Seguro que más de una vez hemos insertado una fórmula condicional para que nos devuelva una celda en blanco. Pero dependiendo de lo que queramos hacer luego, la manera en que definamos estas celdas «en blanco», afectará a nuestro trabajo en la hoja de cálculo. Veamos más detalladamente todo este embrollo:

El propósito que vamos a dar a las fórmulas condicionales comparar un valor en una celda con alguna constante y devolver un valor numérico si son coincidentes o, por el contrario, no devolver nada si los valores que se comparan son diferentes. El problema es que una fórmula debe, bajo todas las circunstancias, devolver algo, pues no hacerlo iría en contra del propósito mismo de las fórmulas. Hay dos maneras de abordar el problema, y la forma en que lo hagamos afectará lo que podemos y no podemos hacer con los resultados… Veámoslo con un ejemplo:

En este ejemplo, la celda donde hayamos escrito la fórmula condicional tomará un valor en blanco («») si A1 es igual o superior a cero o contendrá un valor numérico (1) si toma un valor negativo (inferior a cero). En cualquier caso, la formula siempre devuelve «algo». Sin embargo, se puede utilizar la siguiente variación en la fórmula:

La única diferencia aquí, por supuesto, es que se han eliminado las comillas. Curiosamente, en este caso Excel asume que hay un cero entre las dos comas consecutivas, y si A1 es 0 (cero), la fórmula devuelve un 0. Una vez más, las fórmulas deben devolver algo.

La forma en que las otras funciones de Excel interpretan los resultados de estas dos fórmulas también es muy interesante. Es instructivo observar cómo las funciones COUNT, COUNTA y COUNTBLANK interpretan los resultados.

• CONTAR se usa para contar el número de celdas en un rango que contiene valores numéricos. Si las celdas contienen texto, o si están vacías, se ignoran. En el caso de nuestras fórmulas, si utiliza la primera fórmula, CONTAR cuenta la celda si A1 no es cero. Si utiliza la segunda fórmula, CONTAR siempre contará el resultado, ya que siempre devuelve 0 o 1, ambos numéricos.
• CONTARA se usa para contar el número de células en un rango que contiene cualquier cosa. Independientemente de la fórmula que use, CONTARA contará la celda ya que las fórmulas siempre devuelven algo.
• CONTAR.BLANCO examina las celdas y las cuenta sólo si están en blanco. En el caso de la primera fórmula, CONTAR.BLANCO contará la celda sólo si A1 es 0. En el caso de la segunda fórmula, CONTAR.BLANCO nunca contará la celda, ya que la fórmula siempre devuelve un 0 o 1 y por lo tanto nunca está en blanco.

La discusión anterior se aplica si las funciones CONTAR, CONTARA o CONTAR.BLANCO están evaluando los resultados de una serie de celdas que realmente contienen fórmulas. Sin embargo, si el rango incluye celdas que están realmente en blanco (es decir, no contienen nada, ni siquiera una fórmula), entonces eso puede afectar lo que devuelven las funciones. Las celdas en blanco no afectan a los resultados devueltos por CONTAR o CONTARA, pero sí a los resultados devueltos por CONTAR.BLANCO.

¿Qué significa todo esto? Significa que una celda que contiene una fórmula nunca está realmente vacia. Las celdas que no contienen ningún valor, es decir, con nada en ellas son las únicas que realmente están en blanco. Sin embargo, el modo en que se interpreta el resultado de la fórmula depende de las funciones de Excel que se utilizan para realizar la interpretación. Puesto que las diferentes funciones interpretan los resultados de la fórmula de forma diferente, es necesario preocuparse por lo que realmente se desea averiguar sobre los resultados de la fórmula y, a continuación, utilizar la función que mejor nos ayudará a determinar esa información. Si no obtenemos el resultado que esperamos con una función en particular, es muy probable que Excel tenga una función diferente que podamos usar para obtener los resultados deseados.

Dicho esto, si tiene un rango de celdas que contienen fórmulas similares a =SI(A1>=0,»»,1), y deseamos borrar las fórmulas en las celdas que devuelven un valor en blanco («»), podemos hacerlo rápidamente siguiendo estos pasos:

1. Seleccionaremos el rango que contiene las fórmulas en cuestión (por ejemplo toda la columna B)
2. Pulsaremos F5. Excel muestra la ventana de diálogo «IR A» de la que ya hemos comentado ampliamente en el Curso de Excel para Controllers y Contables.

   

3. Haremos clic sobre el botón «Especial», y seguidamente Excel nos mostrará la ventana de diálogo «IR A ESPECIAL«.

4.Activaremos la opción «Fórmulas» y activaremos únicamente la casilla de verificación «Texto».
5. Microsoft Excel seleccionará todas las celdas en las que la fórmula ha devuelto un valor de texto que deberían ser todas las fórmulas que devolvieron «»
6 Con todas estas celdas seleccionadas, ya podremos eliminarlas fácilmente.