En más de una ocasión habremos trabajado algún archivo digital que tengamos que facilitar a una persona ajena a nuestra organización, cuando esta documentación se encuentra en un formato creado con una suite de ofimática, lo solemos convertir en PDF. Esta opción ya se encuentra disponible en la mayoría de los paquetes ofimáticos actuales (y no tan actuales) desde la opción de «Guardar como«.
Si contásemos con un software ofimático no tan actualizado y que no ofreciese la opción de guardar un archivo como PDF, la solución pasa por instalar una impresora virtual que «imprimiese» nuestros archivos en el formato de Adobe. En el mercado existen multitud de alternativas tanto gratuitas como de pago, aunque si tenemos que decantarnos entre las opciones que no requieren desembolso alguno, destacamos Free PDF Printer, Pdfforge y doPDF, todas ellas en un perfecto castellano manchego y por supuesto gratuitas.
No obstante, podemos encontrarnos en que en nuestro equipo de trabajo el administrador del sistema haya bloqueado la instalación de software (algo bastante común en muchas organizaciones), impidiendo la instalación de cualquier programa. En estos casos, tampoco cabe desesperarse: podemos recurrir a un convertidor de ficheros online. En esta línea, me gustaría destacar el convertidor online de Neevia por el gran abanico de opciones que ofrece, ya que no solo nos permite convertir otros archivos a PDF, sino que también podemos comprimir estos archivos para que ocupen menos, cambiar su tamaño o agrupar varios archivos en uno solo o incluso añadirles una marca de agua.
Para convertir un archivo ofimático, lo primero será acceder a la página web del conversor (http://convert.neevia.com/pdfconvert/) y pulsar sobre el botón «Select the file» para seleccionar el archivo. Después elegiremos la compatibilidad en el desplegable correspondiente («Compatibility»). Por último seleccionaremos la opción de «Wait for conversion in browser» para que el archivo se descargue directamente a nuestro equipo o «Email me a link to the document» si quisiésemos que se nos enviase un enlace al correo electrónico cuando la conversión hubiese finalizado (útil cuando el archivo a convertir es muy grande). Tras unos pocos segundos, el archivo se habrá convertido al formato PDF y solo lo tendremos que guardar y enviar a quien queramos.
Otra de las ventajas de este convertidor online y que considero especialmente útil es la posibilidad de unificar varios documentos (tanto PDF como otros formatos distintos) en un único archivo PDF e incluso podremos seleccionar varios documentos cada uno de ellos en un formato diferente. Para ello, accederemos a la ficha «Merge PDF» y seleccionaremos cada uno de los archivos que queramos unir en el orden que deseemos que se presenten en el archivo unificado. Cuando lo tengamos establecido, haremos clic sobre el botón «Upload & Convert» y enseguida podremos visualizarlo en nuestro ordenador para guardarlo en nuestro disco duro.
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