Preparación de los datos
Hoy vamos a realizar una conciliación entre los datos de nuestro mayor contable de una cuenta bancaria con lo expuesto en el extracto bancario. Para ello vamos a disponer de ambos documentos en formato excel, y aunque existen multitud de maneras, algunas más tediosas que otras, de facilitar la labor de punteo de cada movimiento en busca de discrepancias en los importes reflejados en los documentos, vamos a realizar este proceso de una forma menos popular pero no por ello menos efectiva (¡todo lo contrario!) haciendo uso de consultas en Power Query.
El proceso de conciliación lo podemos realizar en un excel en blanco, pero para el caso que os presento me ha resultado más cómodo volcar en pestañas diferentes de una hoja de cálculo tanto mayor contable como el extracto bancario, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
Situándonos en cualquier celda de los datos del extracto bancario, nos dirigiremos a Datos y dentro del grupo de iconos de Obtener y transformar datos, buscaremos la opción titulada «De una tabla o rango». Con esta opción Excel detectará automáticamente el rango en el que se encuentran los datos y los transformará en formato tabla antes de volcarlos a Power Query. Es importante indicar que nuestra tabla contiene encabezados si así fuera el caso.
A continuación se nos abrirá Power Query en la que nos habrá creado una consulta con los datos del extracto bancario que en mi caso contiene las columnas de fecha de operación, concepto, importe y saldo. Podríamos eliminar la columna con el saldo o eliminar columnas adicionales que no precisásemos para conciliar cantidades si fuera otro caso (según la entidad, puede que se muestre campos de fecha valor, número de documento u otro campo que puede no nos aporte información necesario para nuestra cometida). Si que resulta recomendable cambiar el nombre de la consulta (tabla1, consulta1) por otro más descriptivo, como por ejemplo «Extracto bancario».
Ahora toca cerrar la consulta (cargar solo la conexión) y crear un consulta del mismo modo del mayor contable. Una vez se cargue esta segunda consulta en Power Query será necesario, dado que habitualmente en el extracto bancario tanto los pagos y cobros van en la misma columna pero con distinto signo y en contabilidad utilizamos las columnas de Debe para cobros y Haber para pagos, crear una nueva columna como diferencia entre los saldos deudores menos los acreedores. Para ello marcaremos la columna Debe y, con la tecla Ctrl pulsada, seguidamente la de Haber. Con las dos columnas seleccionadas, nos dirigiremos a la pestaña «Agregar columna» y dentro del grupo «De número» buscaremos la opción «Restar» dentro del botón desplegable de «Estándar».
En este caso sí que resulta muy conveniente desprendernos de cualquier columna que no nos resulte útil para la conciliación, para quedarnos con las columnas mínimas y necesarias que vayamos a utilizar (como puede ser fecha, concepto y la recién creada de importe). ¡Todas las demás serán redundantes!
Ahora seleccionaremos la consulta correspondiente al extracto bancario que hemos creado en primer lugar y buscaremos la opción de Combinar consulta en una nueva que se encuentra en la pestaña Inicio. De esta manera combinaremos en la consulta del extracto bancario, la correspondiente al mayor contable . Como unión entre ambas columnas será la columna de los importes. Esto tiene como objetivo localizar cualquier importe que se encuentre en el extracto bancario pero no el el mayor contable.
Cambiaremos el nombre de esta consulta por uno más indicativo como el que he utilizado y se puede apreciar en la imagen siguiente («En extracto bancario pero no en contabilidad»). También desplegaremos los campos de la combinación de consultas para que se muestren los datos. En los registros en los que se muestre el valor «null» significará que ese importe en el extracto bancario no se encuentra reflejado en contabilidad.
A continuación seleccionaremos la consulta en la que se encuentra el mayor contable y la combinaremos con el extracto bancario del mismo modo que lo hemos hecho en el paso anterior. El objetivo ahora será localizar importes reflejados en contabilidad pero que no se encuentren en el extracto bancario. Todos los registros que contienen el valor «null» indicarán que dichos importes no se encuentran en contabilidad.
Con esto y teniendo cuidado con los importes repetidos, podremos ahorrarnos un valioso tiempo punteando importes de forma tradicional.
Espero que os haya parecido interesante. Y vosotros, ¿mediante qué métodos realizáis vuestras conciliaciones bancarias?
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