Segmentaciones de datos compartidas

Continuando con las múltiples opciones que nos permiten las tablas dinámicas y la segmentación de datos, es más que probable que queramos que los filtros activos se apliquen a todas las tablas dinámicas (o a algunas de ellas) de nuestra hoja de cálculo cuando en un informe existen varias tablas dinámicas creadas desde una misma tabla de datos y, la opción de duplicar los filtros para cada una de las tablas dinámicas, además de ser bastante engorroso, nos puede inducir a cometer algún error si no estamos atentos acerca de qué filtros están activos en cada una de las tablas.

Desde hace bastantes versiones de Excel se puso solución a esto y se ha incorporado la opción de que cuando se crea una segmentación de datos, se pueda vincular ésta a varias tablas dinámicas al mismo tiempo, de manera que los cambios que vayamos haciendo en la segmentación compartida se reflejen en las tablas dinámicas que estén conectadas a dicha segmentación.

Las segmentaciones de datos que están conectadas a más de una tabla dinámica, y que se usan en más de una, se denominan segmentaciones de datos compartidas. Las segmentaciones que se usan en una sola tabla dinámica se denominan segmentaciones de datos locales. Una tabla dinámica puede usar tanto segmentaciones de datos locales como compartidas.

Se puede compartir una segmentación de datos con otra tabla dinámica mediante su conexión a esa tabla dinámica. También podemos insertar una segmentación de datos desde otra tabla dinámica conectándola con dicha tabla dinámica. Veamos un ejemplo:

Tomando como base el ejemplo que ya vimos hace unos días sobre la segmentación de datos, hemos creado otra tabla dinámica en la que mostramos las ventas realizadas por cada uno de los comerciales de la empresa atendiendo a si han aplicado algún descuento promocional. La segmentación de datos que existe es una segmentación local que se aplica a la primera tabla dinámica, ventas totales por centros de venta, es decir, las modificaciones que introduzcamos en la segmentación de datos solo afectarán a esa tabla dinámica y no repercutirá a la tabla dinámica de ventas por personal comercial.

Para conectar la segmentación de datos a esta segunda tabla dinámica haremos clic sobre la segmentación de datos que deseamos compartir. Una vez seleccionada la segmentación de datos, se mostrará una ficha en la cinta Excel denominada «Opciones».

En el subgrupo de botones Segmentación de datos, tendremos un botón denominado «Conexiones de la tabla dinámica«, tal como se puede apreciar en la imagen inferior:

Si hacemos clic sobre dicho botón, se nos mostrará un cuadro de diálogo denominado «Conexiones de informe«, en el que se nos mostrará sobre qué tabla dinámica se está aplicando la segmentación. En el caso del ejemplo, la segmentación de datos «Mes» se aplica sobre la tabla dinámica «Venta por centro venta» pero no sobre la tabla dinámica «Venta por comercial/promoción» (si no hemos asignado un nombre a la tabla dinámica, Excel las denominará Tabla dinámica1, Tabla dinámica2, y así correlativamente. En el curso de Excel para Contables y Controllers tenéis explicado como asignar nombres a celdas, objetos, tablas… y mucho más).

Si activamos también la casilla para conexión con la tabla dinámica «Venta comercial/promoción» haremos que la segmentación de datos «Mes» esté conectada a ambas tablas por lo que podemos aplicar el filtro de venta por cada mes seleccionado y se nos actualizarán las ventas de forma simultanea en ambas tablas. Del mismo modo, podremos conectar la segmentación de datos «Producto» a ambas tablas tal como acabamos de realizar con la segmentación de datos «Mes«. Cabe destacar que en la ventana de «Conexión de informe» se nos mostrará tantas casillas de verificación como tablas dinámicas se encuentren disponibles en la hoja de cálculo.

Espero que os haya parecido interesante y os pueda servir para mejorar vuestros informes y dashboards!