En las versiones de Excel 2007 y anteriores, se podían utilizar los filtros de informes para filtrar los datos de un informe de tabla dinámica, pero cuando se filtran varios elementos de diferentes campos era costoso de ver de un vistazo que filtros se estaban aplicando. Para solucionar esta situación a partir de la versión de Excel 2010, se pueden usar la opción de segmentación de datos. La segmentación de datos proporciona una serie de botones que actúan como filtrado rápido de daos de las tablas dinámicas.
- La segmentación de datos también muestra el estado actual de los datos filtrados, lo que permite entender mejor en cada momento el contenido de la tabla dinámica
- Las segmentaciones de datos son unos componentes de filtrado muy cómodos de utilizar que contienen un conjunto de botones que permiten filtrar los datos de un informe de tabla dinámica rápidamente sin la necesidad de abrir listas de desplegables para seleccionar los elementos que se desean filtrar.
- Proporciona una visualización mejorada de la vista de tabla dinámica para poder segmentar y filtrar datos de forma dinámica y mostrar sólo la información que necesitamos.
- Proporciona botones en los que se puede hacer clic para filtrar los datos de las tablas dinámicas de una forma rápida, indicando el estado actual del filtrado.
- Cuando se aplica más de un filtro a la tabla dinámica, ya no es necesario abrir una lista desplegable para ver cuáles son los filtros que se aplican a los datos, pues se muestran justo en la pantalla.
- Cuando se aplica más de un filtro a la tabla dinámica, ya no es necesario abrir una lista desplegable para ver cuáles son los filtros que se aplican a los datos, pues se muestran justo en la pantalla.
Para comprobar todas las bondades que nos permite realizar la segmentación de datos vamos a tomar una tabla de datos donde se han presentado las ventas por producto y establecimiento divididas por mes, comercial y si dicha venta ha estado sujeta a alguna promoción.
Como ya hemos aprendido en el curso de Excel para Contables y Controllers, haremos una tabla dinámica a partir de la tabla de datos de venta, para este caso, expondremos una tabla dinámica sencilla con los centros de venta en el área de filas y las ventas en valores.
Podríamos haber creado una tabla dinámica más compleja, por ejemplo, presentando las ventas por centro y tipo de producto desglosado por meses como se muestra en la de la imagen inferior:
No obstante, para ver las funcionalidades que nos permite realizar la segmentación de datos, partiremos de una tabla simple y dejaremos para vosotros la posibilidad de cambiar la visualización de los datos conforme a vuestras necesidades.
En primer lugar, haremos clic sobre la tabla dinámica con lo que se nos mostrarán las pestañas específicas de las tablas dinámicas de “Analizar” y “Diseño de tabla dinámica” que ya hemos comentado ampliamente en las distintas lecciones y videotutoriales del curso. Dentro del grupo de botones de la sección de “Filtrar” haremos clic sobre el botón “Insertar segmentación de datos”.
A continuación se nos abrirá un cuadro de dialogo titulado “Insertar segmentación de datos” en el que podremos marcar la/las casillas de selección de los campos de las tablas dinámica para las cuales deseamos crear una segmentación de datos.
Una vez seleccionado las casillas que deseemos, haremos clic sobre el botón “Aceptar”, mostrándonos a continuación una segmentación de datos para cada campo que hayamos seleccionado. En cada una de las segmentaciones de datos creadas, haremos clic sobre los elementos en los cuales queremos aplicar el filtro. Para seleccionar más de un elemento deberemos mantener pulsada la tecla CTRL e ir seleccionando con el puntero del ratón. Por ejemplo, en nuestra tabla de ventas hemos creado una segmentación por meses y producto y posteriormente hemos filtrado para que se muestren las ventas de enero a agosto de empanadillas, galletas y magdalenas.
Visualización de una tabla dinámica a la que le hemos aplicado segmentación de datos.
Espero que os haya parecido interesante todas las funcionalidades que permite la segmentación de datos para mejorar la presentación de nuestros informes y dashboards.
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