Asignar un botón de la barra de herramientas de acceso rápido para nuestras macros

En nuestro trabajo diario podemos encontrarnos con que determinados papeles de trabajo tengan que tener un mismo encabezado o un determinado texto introductorio o final, y que este formato se repita en sucesivos archivos de forma recurrente en el tiempo.

Una solución consiste en tener estos encabezados en un «master file» e ir copiando y pegando entre documentos. No obstante, existe una opción mucho más práctica con macros y que no nos llevará mucho tiempo programarla y con la que podremos asignar un botón a la ejecución de una macro.

Supongamos que tenemos el siguiente archivo y queremos agregar unas celdas para indicar la referencia de la hoja de trabajo (la hoja activa), agregar quien la ha realizado y quien es el revisor de la misma. Posteriormente haremos lo mismo con el resto de hojas del archivo Excel así como con otros que tenemos en la recamara.

Ejecutaremos la grabadora de macros desde la pestaña «Desarrollador»/»Programador». Como queremos que Excel ponga el texto en la celda activa, activaremos la opción de «Referencias relativas». Si por ejemplo, quisiesemos que este texto apareciese en una celda concreta (por ejemplo en A1 de cada hoja), lo dejaríamos desactivado.

Es recomendable que este tipo de macros las guardemos en nuestro libro personal. Asignaremos un nombre identificativo y una descripción a la macro que vamos a crear y a continuación escribiremos el texto en cuestión de nuestro encabezado una vez hayamos acabado le daremos clic sobre el botón de «Detener grabación» que se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Para asignar un botón de la barra de herramientas de acceso rápido a nuestra macro, nos dirigiremos a mostrar «Más comandos» dentro de las opciones de personalización de dicha barra de herramientas.

Dentro de la ventana de «Opciones de Excel» seleccionaremos la opción de «Macros» para que solo nos muestre los comandos relativos a macros. Seleccionaremos la recién creada y haremos clic sobre «Agregar» para añadirla a la barra de herramientas de acceso rápido. De manera opcional podremos modificar el texto y el icono que se mostrará si pulsamos el botón «Modificar…» .

A partir de ahora cada vez que iniciemos Excel tendremos la opción de ejecutar la macro para agregar el texto guardado. Como hemos grabado la macro usando celdas relativas, el texto se escribirá a partir de la celda activa.