Etiquetas para ordenar nuestros archivos

Tanto si queremos llevar una organización excelente o si tan solo queremos ser capaces e encontrar cualquier archivo en nuestro ordenador sin tener que usar la tradicional organización por carpetas, existe la posibilidad de usar etiquetas (o «tags» en inglés). Veamos como funciona el sistema de etiquetado.

Este sistema es aplicable para un gran abanico de tipos de documentos (hojas de cálculo en Excel, documentos Word, presentaciones en Powerpoint, etc.), pero quizá su aplicación más útil es en imágenes.

El uso más típico es en el momento de importar a nuestro ordenador las fotografías que hemos hecho con nuestra cámara digital, ya que cuando conectamos ésta mediante USB a nuestro equipo, nos aparece una pantalla de importación automática y se nos ofrece la posibilidad de añadir en ese mismo momento una etiqueta. Por ejemplo, podemos dejar que la foto se llame como la fecha y hora en que fue tomada la fotografía pero a la vez podemos añadir una etiqueta con la temática de estas fotos («navidad 2015«; «fallas 2016«; «amigos chalet«, etc). La posibilidad de añadir más de una etiqueta, separadas por punto y coma, es toda una ventaja ya que nos permite clasificar un mismo archivo en varias categorias (por ejemplo una serie de etiquetas para una imagen podría ser «vacaciones 2015«, «Caribe«, «playa«, «amigos«).

Por supuesto, podemos añadir etiquetas en cualquier momento o modificar las ya existentes. Tan solo es necesario que hagamos clic derecho con el ratón sobre el archivo (o archivos si tenemos seleccionados más de uno) que queramos modificar su etiquetado y seleccionemos la opción «Propiedades«. En la pestaña «Detalles» buscaremos el campo titulado «Etiquetas«, pudiendo escribir en él lo que queramos. Por supuesto, lo mejor es elegir una etiqueta fácil de recordar y que pensemos que vayamos a utilizar más tarde cuando queramos localizar los archivos relacionados con ella.

Una vez hayamos aplicado las etiquetas podremos comprobar lo fácil que resulta encontrar los archivos: Si recurrimos a la busqueda de Windows y escribimos el nombre de la etiqueta, el buscador nos mostrará todos los archivos que tengan esa misma etiqueta, aunque se encuentren en distintas subcarpetas (por ejemplo si hemos etiquetado a un amigo o familiar en varios álbumes y nos gustaría localizar todas las fotografías en los que aparece).

Además si en el explorador de archivos podremos ordenar cada elemento como mejor nos parezca con solo hacer clic sobre «Vista«>»Ordenar por«>»Etiquetas«. De este modo veremos todos los elementos que contengan una etiqueta determinada.