¿Qué es PowerPivot?

Dada su facilidad de uso, Microsoft Excel es la aplicación ideal para el análisis de datos. Como sabemos, las tablas dinámicas nos permiten buscar y analizar grandes cantidades de datos recopilados en hojas de cálculo. Sin embargo, también tienen algunas limitaciones, como por ejemplo, la cantidad máxima de registros que podemos analizar en una hoja de cálculo.

Por esta razón, para analizar datos más complejos, Microsoft introdujo una nueva característica, llamada autoservicio de BI («Managed Self-Service Business Intelligence«), y PowerPivot es su principal herramienta.

PowerPivot es una tecnología que permite recopilar, almacenar, modelar y analizar grandes volúmenes de datos empleando Excel como interfaz de usuario. Algunas de sus características más importantes son:

• Permite analizar datos de múltiples fuentes: Al igual que en Excel, podemos tomar los datos de diversas fuentes, como, por ejemplo, bases de datos de SQL, base de datos de Access y SQL Server Reporting, para combinarlos en un único informe de tabla dinámica.
• Posibilita analizar grandes volúmenes de información: A diferencia de lo que sucede con las herramientas tradicionales de Excel, con PowerPivot podemos analizar archivos de hasta 2GB de tamaño, rebasar sin problemas archivos de más  de un millón de filas.
• Es capaz de comprimir los datos, de tal manera que grandes cantidades de información pueden ser almacenados en libros de trabajo relativamente pequeños.
• Permite relacionar tablas.
• Posibilita transformar grandes cantidades de datos en información significativa en poco tiempo, gracias al motor de procesamiento de datos.
• Incluye un potente lenguaje de programación («Data Analysis Expressions«) orientado a crear soluciones de BI, con el cual podemos realizar nuestros propios cálculos.

Un modelo de datos es un método que permite integrar la información proveniente de diferentes tablas y generar, de forma efectiva, un origen de datos relacional dentro de un libro de Excel. Podemos decir que, en realidad, constituye una base de datos.

Un libro de Excel sólo puede contener un modelo de datos, pero es modelo lo podemos usar repetidamente en el mismo libro de trabajo. Además, podemos con PowerPivot, extender el modelo, agregándole columnas calculadas, campos calculados, jerarquías, y KPI’s (indicadores clave de rendimiento).

Las relaciones son una parte fundamental del modelo de datos con PowerPivot, porque para poder trabajar con datos procedentes de varias tablas, es necesario que establezcamos relaciones entre ellas.

Un modelo de datos puede estar compuesto por una o más tablas relacionadas entre sí, con algunos campos calculados y algunas columnas calculadas. Podemos decir que la clave para convertir un conjunto de tablas en un modelo de datos es la existencia de relaciones.

Para que las tablas puedan relacionarse, deben tener un campo en común, con el mismo tipo de datos. Cuando se establece una relación entre tablas entre tablas, una de ellas actúa como tabla principal y la otra como tabla secundaria. Existen varios tipos de relaciones: uno a uno, uno a varios y varios a varios. La más útil es la relación uno a varios, que vincula un único registro de la tabla principal con varios registros de la tabla secundaria.

Cuando importamos tablas en PowerPivot, a partir de un origen de datos externo, como por ejemplo Access, no sólo se cargan los datos, sino también las relaciones existentes en la base de datos.

Las fórmulas DAX son muy similares a las fórmulas de Excel. Para crear una, debemos escribir un signo igual («=«) seguido de una expresión o nombre de función y los valores o argumentos obligatorios. Como en Excel, DAX proporciona una variedad de funciones que se pueden usar para trabajar con cadenas, realizar cálculos mediante fechas y horas o crear cálculos condicionales. Sin embargo, las fórmulas DAX son diferentes en el hecho de que siempre hacen referencia a una columna completa o a una tabla. En posteriores publicaciones veremos más aspectos de esta estupenda herramienta.